UNDANGAN PRAKUALIFIKASI TENDER 12,326 PAKET THANK YOU PROJECT FLORES

Kepada Yth:

Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan

Di-

Tempat

No Surat        :

Hal                 : Undangan Prakualifikasi Tender Pengadaan “Paket Thank You Project”

Plan International adalah organisasi pengembangan masyarakat dan kemanusian international yang berfokus pada pemenuhan hak anak dan kesetaraan anak perempuan. Kami memperjuangkan sebuah dunia yang adil untuk pemenuhan hak anak dan kesetaraan bagi anak perempuan, bekerja bersama anak, kaum muda, masyarakat dan mitra. Plan International bekerja di Indonesia sejak 2 September 1969, berdasarkan Nota Kesepahaman dengan Pemerintah Republik Indonesia.

Pada Juni 15 Juni 2017, Yayasan Plan International Indonesia telah disahkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Yayasan Plan International Indonesia didirikan untuk menjangkau lebih banyak anak dan anak perempuan di Indonesia, dan memberikan dampak pembangunan berkelanjutan melalui kemitraan jangka panjang dan penggalangan dana yang lebih luas.

Yayasan Plan International Indonesia mengundang perusahaan anda untuk mengambil bagian dalam proses tender untuk:

Prakualifikasi Tender Pengadaan “Paket Thank You Project”

Seluruh informasi yang dibutuhkan terkait tender ini terlampir dalam Undangan Prakualifikasi Tender (RfT-Request for Tender) beserta dokumen dan lampiran. Daftar isian lengkap sebagai berikut:

Bagian 1                    : Pengenalan Yayasan Plan International Indonesia

Bagian 2                    : Ruang lingkup dan kebutuhan

Bagian 3                    : Jadwal

Bagian 4                    : Persyaratan Pengiriman

Bagian 5                    : Pertanyaan dan Kontak Penting

Lampiran  1               : Logo YPII

Lampiran 2 : Item Spesification dan Picture

Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Salam,

Procurement Unit

Yayasan Plan International Indonesia – Country Office

Menara Duta Building 2nd Floor, Wing C

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B-9 Kuningan Jakarta Selatan 12910, Indonesia

  1. PENGENALAN YAYASAN PLAN INTERNATIONAL INDONESIA

Yayasan Plan International Indonesia adalah organisasi hak anak dan kemanusiaan independen yang  berkomitmen agar anak hidup terbebas dari kemiskinan, kekerasan dan ketidakadilan. Secara aktif kami menyatukan anak, komunitas dan masyarakat lain yang sejalan dengan misi kami untuk membuat perubahan positif dan berkelanjutan didalam hidup anak dan kaum muda.

Kami membantu anak dan kaum muda memiliki keterampilan, pengetahuan dan kepercayaan diri untuk meraih hak mereka demi kehidupan yang utuh di masa kini dan masa depan. Secara khusus kami menitikberatkan pada anak perempuan dan perempuan yang paling terpinggirkan.

Kami telah berdiri sejak tanggal 15 Juni 2017 dengan Akta Notaris Ario Setyoso Adi Pataka, S,H., M.Kn. nomor 4688 dan Keputusan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor AHU-0010301.AH.01.04. Tahun 2017.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai Yayasan Plan International Indonesia, silahkan kunjungi  website kami di https://plan-international.or.id/

2. RUANG LINGKUP DAN KEBUTUHAN

Untuk mendukung kegiatan Yayasan Plan International Indonesia untuk mencari penyedia barang secara efektif dan efisien serta sejalan dengan kebutuhan agar dapat memaksimalkan bantuan yang akan diberikan pada mereka yang paling membutuhkan terutama anak-anak dan kaum muda, kami membuka peluang kerja sama dengan mitra Vendor/perusahaan yang tepat untuk dapat memenuhi kebutuhan proyek dan operasional dengan kualifikasi pengadaan barang dan jasa sebagai berikut:

No.Jenis barangSpesifikasiQtyKeterangan
1Tas Ransel/PunggungBahan: kanvas, warna: Biru dongker, sablon logo YPII 1 sisi, ukuran: pxlxt (30x10x40cm), jumlah kompartemen: 1 utama, 1 depan, dan 2 kantong samping untuk botol air (diameter 7cm), perkuat jahitan tali punggung12,326
2TumblerBahan: stainless/alumunium, Warna: campur, sablon logo YPII, Ukuran : 700ml12,326
3Packaging Kardus & wrapping plastic transparanDouble wall1,233Isi per kardus 10 paket tas, Dimensi kardus menyesuaikan
4Pengiriman 12,326 paket (Door to Door) Est. 94,7 M³Alamat tujuan pengiriman: Yayasan Plan International Indonesia PIA Nagakeo Kelurahan Danga, Kec. Aesesa Mbay, RT 06 RW 03 Kab. Nagakeo, Flores – NTT

Semua penawaran harus sesuai dengan spesifikasi barang yang disebutkan diatas. Namun, saat pengajuan penawaran anda juga akan diminta untuk memberikan informasi untuk spesifikasi yang sepadan atau sejenis sebagai perbandingan, atau spesifikasi yang berbeda jika anda yakin itu lebih sesuai dengan kebutuhan kami. Setiap perbedaan spesifikasi penawaran, harus jelas dicantumkan dalam “Items and descriptions”.

3. JADWAL

Tabel di bawah ini menggambarkan jadwal proses tender yang akan kita jalankan. Proses tender dimulai dengan terbitnya Undangan Tender ini.

No.KeteranganTanggal
1Penerbitan Undangan Prakualifikasi Tender10-Okt-20
2Pre-Qualification Meeting16-Okt-20
3Batas akhir pengembalian dokumen tender dan dummy paket25 Oktober 2020
4Panel Selection26 s/d 30 Oktober 2020
5Pengumuman & KontrakNopember 2020

Harap menjadi catatan bahwa penentuan waktu / tanggal ini dapat berubah sesuai dengan keputusan panelis. Namun, Yayasan Plan International Indonesia akan memperlakukan semua potensial vendor secara adil dan sama demi menyakinkan bahwa semua pihak mendapatkan kesempatan yang sama untuk ambil bagian dalam tender ini.

Untuk sesi tanya-jawab dan penjelasan detil spesifikasi akan di adakan pada saat “Pre-Qualification Meeting” sesuai jadwal tersebut diatas. Bagi Vendor yang tertarik, harap konfirmasi secara tertulis dan dapat dikirimkan melalui email kepada Yayasan.Procurement@plan-international.org

4. PERSYARATAN PENGIRIMAN DOKUMEN

Jika berminat dalam mengikuti tender ini, anda harus melengkapi dan mengirimkan dokumen wajib yaitu:

4.1 Dokumen Penawaran Tender

Dokumen penawaran harus berisikan beberapa informasi yaitu:

  • Syarat-syarat pembayaran
  • Timeschedule yang meliputi Masa/waktu produksi dan waktu pengiriman ke lokasi tujuan
  • Spesifikasi lengkap

4.2 Dokumen Legalitas Perusahaan

Penawar harus memenuhi seluruh persyaratan legalitas yang tercantum dibawah ini.

  • Penawar wajib memiliki izin usaha yang sah,
  • kantor yang menetap dengan ditandai surat domisili,
  • NPWP,
  • PKP dan SPT 3 bulan terakhir,
  • Akta Perusahaan dan Pengesahan dari Kemenkumham
  • TDP, SIUP, SITU / NIB

Kegagalan penawar dalam memenuhi persyaratan legalitas yang disebutkan diatas akan berakibat penawar batal/dikeluarkan dalam keikutsertaan pada proses tender ini.

4.3 Supplier & Consultant Code of Conduct

Dokumen ini dapat diunduh pada link:

https://planinternational-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/indra_sibarani_plan-international_org/Ef23L2AI-l1Ao9AkqmHlIOQB1PVQkobqMLf2cOT-T_dxFA?e=MDmMkZ

Dokumen tersebut dapat dibaca, dipahami serta ditandatangani dan dikirimkan ke Yayasan Plan International Indonesia

4.4 Dummy Produk

Setiap vendor yang tertarik diwajibkan untuk menyiapkan dummy produk untuk penyediaan ini, dummy produk tersebut dikirimkan ke:

Procurement Unit

Yayasan Plan International Indonesia

Jl. Buncit Utama Kav 34 No. 16

RT 001/ RW 006, Kelurahan Jati Padang,

Kecamatan Pasar Minggu, Jakarta Selatan

Ke-4 poin tersebut diatas berguna untuk menggambarkan kemampuan anda dalam penyediaan paket Thank You Project dan menjadi dasar bagi para panelis untuk melakukan komparasi dan memilih vendor terbaik untuk penyediaan ini.

Dokumen penawaran yang sudah lengkap harap dikirimkan ke:

Procurement Unit Plan International Indonesia – Country Office  
Yayasan.Procurement@plan-international.org    

4.5 Batas Akhir tender

Seluruh dokumen tender harus sudah diterima oleh Yayasan Plan International Indonesia sesuai alamat di atas tidak lebih dari pukul 17:00 WIB, Minggu, 25 Oktober 2020. Batas akhir ini juga berlaku untuk penerimaan semua sampel maupun tanggapan vendor. Setiap penawaran akan diterima oleh Yayasan Plan International Indonesia dan ditandai dengan stempel terima dan tanggal, penawar akan menerima tanda terima penawaran. 

Jika anda mengirimkan penawaran anda setelah Tanggal Penutupan yang telah ditentukan diatas, maka penawaran anda akan dianggap batal (void). Penawaran tender dibuka dan menjadi pertimbangan kami selama masa tidak kurang dari 30 hari dari Tanggal Penutupan tender.

5. Pertanyaan dan Kontak Penting

Jika ada pertanyaan mengenai Yayasan Plan International Indonesia, Spesifikasi Barang/Jasa, baiknya langsung ditanyakan pada saat Pre-Qualification Meeting yang akan dijadwalkan pada Jumat, 16 Oktober 2020. Bagi vendor yang tertarik untuk ikut pre-qualification meeting tersebut harap konformasi melalui email kepada Procurement Unit, Yayasan.Procurement@plan-international.org, konfirmasi ini paling lambat sudah diterima terakhir pada Kamis, 15 Oktober 2020 dan nantinya Procurement Unit akan mengirimkan undangan virtual meeting.

Jika ada pertanyaan yang dapat berdampak pada informasi pihak lain dalam proses, Yayasan Plan International Indonesia akan memberitahukannya kepada semua vendor demi mempertahankan proses yang adil dan transparan. Yayasan Plan  International Indonesia juga memiliki wewenang untuk tidak menjawab pertanyaan yang dianggap tidak layak untuk dipertanyakan

Lampiran:

  1. Logo YPII

Dapat diunduh pada link berikut:

https://planinternational-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/indra_sibarani_plan-international_org/ErXsHV8DCTZFg7zNU0yuEoMBfKgDTL-mi3BmjWhi6W4uNw?e=Axqn4r

2. Item Spesification dan Picture

Dapat diunduh pada link berikut:

https://planinternational-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/indra_sibarani_plan-international_org/ETVGIn-4E9BCjNqTz_GzvYgBZb9b3FE5V58721GLEHlhMw?e=pTUXwt