Pengadaan Jasa Keamanan & Jasa Office Supports untuk Yayasan Plan International Indonesia

LokasiJakarta, Kupang, Soe, Lembata & Nagekeo
Batas Waktu Aplikasi/Proposal10 Desember 2020
Jenis KontrakLayanan Jasa
Periode Kontrak1 Januari s/d 31 Desember 2021 (dengan kemungkinan perpanjangan sampai 3 tahun)

A. Latar belakang

Plan International mulai bekerja di Indonesia sejak 2 September 1969, berdasarkan Kesepahaman dengan Pemerintah Republik Indonesia. Pada 15 Juni 2017, Plan International Indonesia berubah menjadi Yayasan Plan International Indonesia (Plan Indonesia) dan disahkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Perubahan ini bertujuan untuk menjangkau lebih banyak anak dan anak perempuan di Indonesia.

Plan Indonesia memiliki tujuan untuk membangun kemitraan jangka panjang penggalangan sumber daya yang lebih luas untuk memberikan dampak pembangunan yang berkelanjutan serta pengembangan masyarakat dan kemanusiaan yang berpusat pada anak, saat ini bekerja di 3 Program Area yang tersebar di Nusa Tenggara Timur dengan disupport oleh 1 kantor area di Kupang dan berkantor pusat di Jakarta.

Untuk mendukung kegiatan operasional kantor Yayasan Plan International Indonesia maka diperlukan office support yang terdiri dari office boy, receptionist, driver serta jasa petugas keamanan untuk Kantor YPII yang pengadaan personilnya diserahkan kepada pihak ketiga yaitu perusahaan penyedia jasa (outsourcing)

B. Tujuan

Jasa Office Supports

Untuk mendukung kegiatan operasional di masing masing kantor Yayasan Plan International Indonesia

Jasa Pengamanan

  1. Agar penyedia memahami lingkungan yang menjadi wilayah kerja keamanan
  2. menjaga kegiatan di kantor Yayasan Plan International Indoensia tidak mengalami gangguan atau hambatan serta ancaman sehingga tercipta kondisi aman, tertib, terkendali dan kondusif
  3. Memastikan keamanan asset Yayasan Plan International Indonesia.

C. Area Kerja, Tugas dan Tanggung Jawab

Office Support

  1. Area kerja untuk kantor Yayasan Plan International Indonesia adalah: Jakarta, Kupang, Nagekeo, Lembata dan Soe
  1. Office support terdiri dari Receptionist (CO – Jakarta), Office Boy dan Driver yang uraian pekerjaannya dibawah ini:
    a. Receptionist:
    – Menerima panggilan telepon, dan atau meneruskan ke bagian terkait
    – Menerima kedatangan tamu
    – Mengelola beberapa kegiatan administrasi seperti: Log book pemakaian voucher taxi, nomor kontrak dan surat, invoice yang masuk, pengiriman dokumen, dll, serta bekerjasama dengan admin officer dalam persiapan payment request regular seperti; Listrik, air, telephone, internet, dll.
    – Melakukan tugas-tugas dan fungsi resepsionis lainnya
    b. Office Boy:
    – Membersihkan dan merapikan meja,kursi,komputer dan perlengkapan lainnya.
    – Membersihkan/vacum karpet atau lantai.
    – Mengirim atau mengambil dokumen.
    – Melayani permintaan fotokopi/faksimili.
    – Membereskan piring,gelas,& perlengkapan makan siang karyawan.
    – Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal tanggungjawabnya.
    – Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh koordinator
    c. Driver:
    – Menjaga kebersihan mobil serta melakukan pengecekan mobil secara rutin dan memastikan kondisi mobil siap dan layak pakai.
    – Bertanggung jawab atas keselamatan penumpang dan mobil
    – Memastikan pelayanan antar jemput staf untuk kegiatan yang berhubungan dengan operasional kantor.
    – Mentaati peraturan lalu lintas dan SOP yang berlaku di Yayasan Plan International Indonesia

Jasa Pengamanan (Security)

  1. Melakukan pengamanan asset (kantor, kendaraan bermotor, barang – barang elektronik, dokumen, dll) yang berada di wilayah kantor Yayasan Plan International Indonesia
  2. Melakukan tindakan pencegahan dari hal-hal yang tidak diinginkan di lingkungan tugasnya,dengan melakukan pengamanan secara maksimal.
  3. Mencegah dan deteksi dini penyusup, kegiatan atau orang yang masuk secara tak sah, vandalisme atau penerobos/peloncat pagar di wilayah kantor Yayasan Plan International Indonesia
  4. Mencegah dan deteksi dini pencurian, kehilangan, penyalahgunaan atau penggelapan asset (kendaraan bermotor, barang – barang elektronik, dokumen atau surat-surat berharga milik perusahaan, dll)
  5. Laporan dan pencatatan setiap aktifitas dan kejadian setiap hari di buku laporan atau buku mutasi.
  6. Melindungi setiap orang yang berada di lingkungan tugasnya,dengan melakukan pengawasan segala aktifitas orang yang berada di lingkungan pengamanannya.
  7. Membuat lalu lintas kendaraan di lokasi tugas berjalan dengan baik dan mengarahkan kendaraan yang parkir dengan benar sesuai dengan aturan.
  8. Membantu beberapa aturan perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan keamanan dan kenyamanan dapat berjalan dengan baik.
  9. Menginterogasi dan melakukan penyelidikan terhadap hal-hal yang mengganggu keamanan yang terjadi di lingkungan tempat dia bertugas,jika diperlukan berkoordinasi dan membantu pihak Kepolisian.
  10. Melakukan pengecekan rutin kantor setelah jam kerja selesai termasuk pengecekan listrik, pintu-pintu, jendela-jendela dan memastikan kondisi kantor aman dari resiko kebakaran dan pencurian.

D. Kualifikasi

Office Support

Jumlah personil yang dibutuhkan untuk masing-masing kantor adalah:
a. Kantor Jakarta : Office boy (3), Receptionist (1)
b. Kantor Kupang : Office boy (1), Driver (1)
c. Kantor Lembata : Office boy (1), Driver (1)
d. Kantor Nagekeo : Office boy (1), Driver (1)
e. Kantor Soe : Office boy (1), Driver (2)

  1. Menyediakan backup staff jika ada yang tidak masuk (sakit, cuti, ijin)
  2. Untuk Office boy, perlengkapan kerja berupa:
    a. Sapu (lidi,plastic) dan Pengki (dustpan)
    b. Kainpel dan ember (model troly 2 ember)
    c. Sikat lantai gagang panjang dan sikat toilet
    d. Vacuum Cleaner (optional)
    e. Wiper (kaca dan lantai)
    f. Toilet brush
    g. Cleaning chemical untuk masing2 media (lantai, toilet, dapur, dll) termasuk disinfektan

Jasa Pengamanan (Security Guards)

  1. Jumlah personil yang dibutuhkan 3 personil / kantor.
  2. Personil pengamanan mempunyai sertifikat pelatihan satpam dasar (Gada Pratama)

E. Legalitas Perusahaan

  1. Akte Notaris/ Pendirian Perusahaan
  2. SIUP bidang pengadaan barang/jasa yang sesuai
  3. Surat Domisili Perusahaan
  4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
  5. Surat Keterangan Izin Tempat Usaha & NPWP
  6. Terdaftar di BPJS (Ketenagakerjaan dan Kesehatan)

F. Metode dan Ketentuan Pembayaran

Pembayaran dilakukan perbulan berdasarkan invoice yang diterima dengan dokumen penunjang :

  • Absen staff (tenaga keamaan yang bertugas)
  • Bukti pembayaran BPJS (tidak perlu untuk bulan pertama kontrak berjalan)

G. Pertanyaan

Pertanyaan mengenai jasa Office Supports & Tenaga Keamanan dapat ditujukan ke Procurement Unit, melalui email ke Yayasan.Procurement@plan-international.org dengan subject “Q&A OS&SG

H. Penawaran

Bagi perusahaan yang tertarik dapat mengirimkan penawaran disertai dengan legalitas perusahaan ke Yayasan.Procurement@plan-international.org. Batas akhir penerimaan penawaran tanggal 10 Desember 2020.

Terimakasih,

Procurement Unit

Yayasan Plan International Indonesia – Country Office

Menara Duta Building 2nd Floor Wing D

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B-9 Kuningan

Jakarta Selatan 12910, Indonesia

Tel: +6221 522 9566 | Fax: +6221 522 9571

Email:yayasan.procurement@plan-international.org

www.plan-international.org