Pengadaan Personal Recreational Kits

Kepada Yth:

Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan

Di-

Tempat

No Surat        : 010/Letter/FY22/YPII/CO/VII/2021

Hal                 : Surat permintaan penawaran Personal Recreational Kits

Plan International adalah organisasi pengembangan masyarakat dan kemanusian international yang berfokus pada pemenuhan hak anak dan kesetaraan anak perempuan. Kami memperjuangkan sebuah dunia yang adil untuk pemenuhan hak anak dan kesetaraan bagi anak perempuan, bekerja bersama anak, kaum muda, masyarakat dan mitra. Plan International bekerja di Indonesia sejak 2 September 1969, berdasarkan Nota Kesepahaman dengan Pemerintah Republik Indonesia.

Pada Juni 15 Juni 2017, Yayasan Plan International Indonesia telah disahkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Yayasan Plan International Indonesia didirikan untuk menjangkau lebih banyak anak dan anak perempuan di Indonesia, dan memberikan dampak pembangunan berkelanjutan melalui kemitraan jangka panjang dan penggalangan dana yang lebih luas.

Yayasan Plan International Indonesia mengundang perusahaan anda untuk mengambil bagian dalam proses bidding untuk:

Pengadaan “Personal Recreational Kits”

Seluruh informasi yang dibutuhkan terkait Bidding ini terlampir dalam Undangan Prakualifikasi Bidding (RfQ-Request for Quotation) beserta dokumen dan lampiran. Daftar isian lengkap sebagai berikut:

Bagian 1                    : Pengenalan Plan Indonesia

Bagian 2                    : Ruang lingkup dan kebutuhan

Bagian 3                    : Jadwal

Bagian 4                    : Persyaratan Pengiriman

Bagian 5                    : Pertanyaan dan Kontak Penting

Lampiran                 : Logo YPII

Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Salam,

Procurement Unit

Yayasan Plan International Indonesia – Country Office

Menara Duta Building 2nd Floor, Wing C

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B-9 Kuningan

Jakarta Selatan 12910, Indonesia

INV GPII

  1. PENGENALAN PLAN INDONESIA

Plan Indonesia adalah organisasi hak anak dan kemanusiaan independen yang  berkomitmen agar anak hidup terbebas dari kemiskinan, kekerasan dan ketidakadilan. Secara aktif kami menyatukan anak, komunitas dan masyarakat lain yang sejalan dengan misi kami untuk membuat perubahan positif dan berkelanjutan didalam hidup anak dan kaum muda.

Kami membantu anak dan kaum muda memiliki keterampilan, pengetahuan dan kepercayaan diri untuk meraih hak mereka demi kehidupan yang utuh di masa kini dan masa depan. Secara khusus kami menitikberatkan pada anak perempuan dan perempuan yang paling terpinggirkan.

Kami telah berdiri sejak tanggal 15 Juni 2017 dengan Akta Notaris Ario Setyoso Adi Pataka, S,H., M.Kn. nomor 4688 dan Keputusan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor AHU-0010301.AH.01.04. Tahun 2017.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai Plan Indonesia, silahkan kunjungi  website kami di https://plan-international.or.id/

2. RUANG LINGKUP DAN KEBUTUHAN

Untuk mendukung kegiatan Plan Indonesia dalam respon Covid-19, Plan Indonesia membutuhkan penyedia barang secara efektif dan efisien serta sejalan dengan kebutuhan agar dapat memaksimalkan bantuan yang akan diberikan pada mereka yang paling membutuhkan terutama anak-anak dan kaum muda, kami membuka peluang kerja sama dengan Vendor/perusahaan yang tepat untuk dapat memenuhi kebutuhan proyek dan operasional dengan kualifikasi pengadaan barang dan jasa sebagai berikut:

Setiap paket yang sudah dipacking menggunakan goodie bag, akan di packing kembali kedalam kardus, 10-15 paket dalam setiap kardus.

Semua penawaran harus sesuai dengan spesifikasi barang yang disebutkan diatas. Namun, saat pengajuan penawaran anda juga akan diminta untuk memberikan informasi untuk spesifikasi yang sepadan atau sejenis sebagai perbandingan, atau spesifikasi yang berbeda jika anda yakin itu lebih sesuai dengan kebutuhan kami. Setiap perbedaan spesifikasi penawaran, harus jelas dicantumkan dalam “Items and descriptions”.

3. JADWAL

Jadwal proses bidding dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

No.KeteranganTanggal
1Penerbitan Undangan Prakualifikasi Bidding9-Jul-21
2Q & A (Tanya jawab melalui email Yayasan.Procurement@plan-international.org )9 s/d 13 Jul- 21
3Batas akhir pengembalian dokumen bidding/penawaran14 Juli 2021
4Panel Selection14 Juli 2021
5Pengumuman & Kontrak15 Juli 2021
6Personal Recreational Kits dikirimkan ke Gudang Plan Indonesia di Pergudangan Bizhub, Serpong (Jl. Gunung Sindur)21 Juli 2021

Harap menjadi catatan bahwa penentuan waktu / tanggal ini dapat berubah sesuai dengan keputusan panelis. Namun, Plan Indonesia akan memperlakukan semua potensial vendor secara adil dan sama demi menyakinkan bahwa semua pihak mendapatkan kesempatan yang sama untuk ambil bagian dalam Bidding ini.

4. PERSYARATAN PENGIRIMAN DOKUMEN

Jika berminat dalam mengikuti Bidding ini, anda harus melengkapi dan mengirimkan dokumen wajib yaitu:

4.1 Dokumen Penawaran Bidding

Dokumen penawaran harus menambahkan beberapa informasi yaitu:

  • Syarat-syarat pembayaran
  • Timeschedule yang meliputi Masa/waktu produksi dan waktu pengiriman ke lokasi tujuan
  • Spesifikasi lengkap

4.2 Dokumen Legalitas Perusahaan

Penawar harus memenuhi seluruh persyaratan legalitas yang tercantum dibawah ini.

  • Penawar wajib memiliki izin usaha yang sah,
  • kantor yang menetap dengan ditandai surat domisili,
  • NPWP,
  • PKP dan SPT 3 bulan terakhir,
  • Akta Perusahaan dan Pengesahan dari Kemenkumham
  • TDP, SIUP, SITU / NIB

Kegagalan penawar dalam memenuhi persyaratan legalitas yang disebutkan diatas akan berakibat penawar batal/dikeluarkan dalam keikutsertaan pada proses Bidding ini.

4.3 Supplier & Consultant Code of Conduct

Dokumen ini dapat diunduh pada link:

https://bit.ly/suppliercodeofconduct

Dokumen tersebut dapat dibaca, dipahami serta ditandatangani dan dikirimkan ke Plan Indonesia

4.4 Pengiriman Penawaran dan dokumen

Dokumen penawaran yang sudah lengkap harap dikirimkan ke:

Procurement Unit Plan International Indonesia – Country Office   Yayasan.Procurement@plan-international.org    

4.5 Batas Akhir Bidding

Seluruh dokumen Bidding harus sudah diterima oleh Plan Indonesia sesuai alamat di atas tidak lebih dari pukul 12:00 WIB, Rabu, 14 Juli 2021.

Jika anda mengirimkan penawaran anda setelah Tanggal Penutupan yang telah ditentukan diatas, maka penawaran anda akan dianggap batal (void). Penawaran Bidding dibuka dan menjadi pertimbangan kami selama masa tidak kurang dari 10 hari dari Tanggal Penutupan Bidding.

5. Pertanyaan dan Kontak Penting

Jika ada pertanyaan mengenai Plan Indonesia, Spesifikasi Barang/Jasa, baiknya langsung ditanyakan melalui email kepada Procurement Unit, Yayasan.Procurement@plan-international.org

Jika ada pertanyaan yang dapat berdampak pada informasi pihak lain dalam proses, Plan Indonesia akan memberitahukannya kepada semua vendor demi mempertahankan proses yang adil dan transparan. Yayasan Plan  International Indonesia juga memiliki wewenang untuk tidak menjawab pertanyaan yang dianggap tidak layak untuk dipertanyakan

Lampiran:

  1. Logo YPII

Dapat diunduh pada link berikut:

https://bit.ly/logo_YPII